Når "Specifikationer" betød tre forskellige dokumenter

Henvendelsen kom tirsdag morgen.

En entreprenør i Mellemøsten bad om 8 tommer kulstofstålrørspecifikationer til et igangværende forsyningsprojekt.

Der var ingen vedhæftet fil.

Bare en kort besked.

I starten lignede det en simpel teknisk anmodning.

Vi sendte standardspecifikationsarket tilbage, der blev brugt til tilbudsreference.

Et par timer senere svarede klienten og sagde, at det ikke var den rigtige version.

Det var det første signal, der var noget galt.

Senere samme dag modtog vi en PDF fra ingeniørafdelingen.

Det viste et sæt materialekrav.

Så kom endnu en fil fra indkøb.

Det viste lidt forskellige vægtykkelsesantagelser.

Om aftenen ankom et tredje dokument fra webstedsteamet.

Den version var mærket "til byggebrug."

Alle tre henviste til det samme 8 tommer kulstofstålrør.

Ingen af ​​dem matchede nøjagtigt.

I en kort periode kunne selv klienten internt ikke bekræfte, hvilket dokument der var endeligt.

En af deres ingeniører skrev i en e-mail:

"Vi er nødt til at justere specifikationerne, før vi fortsætter indkøbsdiskussionen."

Den linje stoppede processen i næsten en uge.

I den tid var der ingen, der diskuterede prisen.

Ingen diskuterede levering.

Alt drejede sig om dokumentkontrol.

Til sidst blev der afholdt et koordineringsmøde mellem afdelingerne.

Resultatet var enkelt: en revision blev valgt, og de andre blev arkiveret.

Herefter genstartede indkøbsprocessen normalt.

Det, der forblev konsistent hele vejen igennem, var selve rørstørrelsen.

Forvirringen kom udelukkende fra dokumentationslag, ikke materialet.

Når vi ser tilbage, blev leverandøren ikke rigtig bedt om at "citere specifikationer."

Vi blev bedt om at hjælpe med at identificere, hvilken spec der rent faktisk blev brugt.